Apesar da preocupação em reduzir o uso do papel, 63% das empresas ainda não assinam documentos no ambiente eletrônico, revela Serasa Experian

Armazenamento do material físico também preocupa, já que 44% das companhias  guardam os papeis sem digitalizar

São Paulo, 17 de fevereiro de 2020 – Ainda que 87% das empresas afirmem se preocupar em reduzir o uso do papel no escritório, 63% das companhias brasileiras de todos os portes e segmentos ainda não adotaram o processo de assinatura digital e/ou eletrônica; continuam gastando recursos naturais ao usar papel e caneta para assinar documentos e lidando com os problemas relacionados ao seu armazenamento. A conclusão vem de uma pesquisa inédita da Serasa Experian, que mostra ainda que dos empresários entrevistados que já tiveram problemas relacionados à segurança do papel, 76% sinalizaram o extravio como o principal motivo, seguido de prejuízo financeiro (10%), vazamento de informações (10%) e fraudes de identidade (5%). Outras situações mencionadas foram fenômenos naturais, como chuvas e enchentes, e perda – confira abaixo: “Ter um documento físico exige muito cuidado no manuseio e envio para as partes envolvidas. O papel abre brechas para fraudes e desvios de informações, o que pode trazer prejuízos consideráveis para uma companhia. O uso de assinatura digital nos processos traz mais segurança, praticidade e economia, além de poupar os recursos naturais e preservar o meio ambiente”, diz o diretor de Identidade Digital da Serasa Experian, Maurício Balassiano. Outro fator crítico que interfere no cuidado com os documentos em papel é o armazenamento, ainda mais considerando a proximidade da Lei Geral de Proteção de Dados, que exige segurança e transparência no tratamento de dados pessoais.  Segundo a pesquisa da Serasa Experian, das empresas que assinam documentos de forma tradicional, apenas 5% armazenam eletronicamente e depois descartam os papeis. 47% guardam no ambiente digital, mas ainda ficam com os documentos físicos por um determinado tempo e 44% só arquivam os papeis, ou seja, não fazem uma versão eletrônica. Os outros 5% utilizam demais alternativas. “Fica muito mais trabalhoso e caro controlar um processo quando ele é feito em ambiente físico. Com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados, as empresas vão ter que se adequar para proteger os dados pessoais contidos nos documentos e assegurar os direitos dos titulares em relação a tais dados. Por isso, criar um processo digital será fundamental”, reforça Balassiano. Assinatura digital traz velocidade aos negócios Outro ponto que impacta diretamente as empresas é o tempo para a finalização de um contrato assinado. Das companhias dos segmentos de comércio e serviços com 50 a 99 funcionários, por exemplo, que trabalham com a assinatura tradicional, 50% conseguem finalizar seus contratos em até 5 dias. Já empresas com as mesmas características que afirmam atuar com assinatura online, 100% conseguem finalizar dentro do mesmo prazo. Confira nos gráficos: “Algumas companhias já utilizam o certificado digital para cumprir com seus compromissos fiscais mensalmente, mas às vezes desconhecem que é possível assinar documentos digitalmente com o mesmo certificado. Ainda assim, muitas ainda não adotaram esse formato digital em seus processos. É importante destacar além das empresas, as pessoas físicas também podem assinar seus documentos e que esse tipo de assinatura possui validade jurídica, Lei 11.419, de 2006”, diz Balassiano. O tempo menor para assinar contratos está entre os benefícios apontados pelos respondentes da pesquisa, junto de mais segurança na troca de informações, menos burocracia, menos espaço para armazenar documentos e redução do uso de papel. Entre as empresas que já adotaram a assinatura digital, 44,7% a utilizam há mais de três anos, 25,1% usam entre um e três anos, 15,3% a menos de seis meses, 13,5% de seis meses a um ano e 1,5% não sabe. Metodologia A pesquisa realizada pela Serasa Experian entrevistou 735 executivos de empresas de diferentes portes e atuação nos segmentos de Indústria, Comércio e Serviços.

Você sabe qual a diferença entre Certificado Digital e Assinatura eletrônica?

Com o avanço da tecnologia, cada vez mais as questões podem ser resolvidas no mundo digital. É neste contexto, para facilitar e garantir a segurança dos processos, que surgem a assinatura e o certificado digitais. Mas qual a diferença?

• Certificado Digital: O Brasil criou, em 2001, a ICP-Brasil, que é um conjunto de uma hierarquia de autoridades que visa a identificação de pessoas físicas, jurídicas e máquinas em meio eletrônico. A partir dela, surgiram as Autoridades Certificadoras, que validam a identidade dos usuários e emitem seus certificados digitais, possibilitando a assinatura digital. Em 2006, aconteceu a aprovação da Lei 11.419, em que o uso de documentos eletrônicos passou a ser aceito pelo Poder Judiciário, quando assinados digitalmente. A Lei representa a manifestação favorável ao uso do documento eletrônico, pela própria Justiça, acolhendo-os em todos os seus efeitos jurídicos e legais.

• Assinatura eletrônica: Este tipo de assinatura é utilizado somente nos casos em que as partes aceitam e confiam nas evidências coletadas, segundo a medida provisória 2.200-2 2001. Ou seja, documentos com assinatura eletrônica podem ser válidos juridicamente em alguns casos, se todos concordarem sobre sua validade.

A Serasa Experian disponibiliza uma série de soluções para as empresas criarem seus processos de assinatura no ambiente eletrônico. Para saber mais, acesse: www.certificadodigital.com.br .

Você também lê esta notícia no site www.serasaexperian.com.br/sala-de-imprensa  Serasa Experian A Serasa Experian é líder na América Latina em serviços de informações para apoio na tomada de decisões das empresas. No Brasil, é sinônimo de solução para todas as etapas do ciclo de negócios, desde a prospecção até a cobrança, oferecendo às organizações as melhores ferramentas. Com profundo conhecimento do mercado brasileiro, conjuga a força e a tradição do nome Serasa com a liderança mundial da Experian. Criada em 1968, uniu-se à Experian Company em 2007. Responde on-line/real-time a 6 milhões de consultas por dia, auxiliando 500 mil clientes diretos e indiretos a tomar a melhor decisão em qualquer etapa de negócio. Constantemente orientada para soluções inovadoras, a Serasa Experian vem contribuindo para a transformação do mercado de soluções de informação, com a incorporação contínua dos mais avançados recursos de inteligência e tecnologia. Para mais informações, visite www.serasaexperian.com.br Experian A Experian é líder mundial em serviços de informação. Nos grandes momentos da vida - desde comprar um carro, passando por mandar seu filho para a faculdade, até a crescer o negócio se conectando com novos clientes - nós empoderamos consumidores e empresas a gerenciarem seus dados com confiança. Nós ajudamos as pessoas a tomarem o controle de suas vidas e acessarem serviços financeiros, os negócios a tomarem decisões mais inteligentes e prosperarem, os credores a emprestarem de forma mais responsável e as organizações a prevenirem fraude de identidade e crime. Empregamos cerca de 17.200 pessoas em 44 países e a cada dia estamos investindo em novas tecnologias, profissionais talentosos e inovação para ajudar todos os clientes a maximizarem cada oportunidade. A Experian plc está listada na Bolsa de Valores de Londres (EXPN) e compõe o índice FTSE 100. Saiba mais em www.experianplc.com ou visite o nosso hub de conteúdo global para as últimas notícias sobre a empresa.

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Marianna Fumo | Viviane Garcia